Mit unserem Compliance-Workflow Add-On ist es jetzt noch einfacher, Schulungen und Anweisungen zu automatisieren. Für die Implementierung gibt es zwei Voraussetzungen:
- Sie haben das Compliance Workflow Add-On erworben.
- Der Kurs ist für die Person oder Gruppe verpflichtend.
Die folgenden Funktionen erleichtern Ihnen die Schulung:
- Pflichtteilnahme – Sie können festlegen, ob eine Schulung verpflichtend ist.
- Fristen & Fälligkeitstermine – Setzen Sie Fristen, bis wann Ihre Teilnehmer bestimmte Kurse abgeschlossen haben müssen.
- Wiederkehrende Schulungen – Optimieren und automatisieren Sie verpflichtende Schulungen und Anweisungen durch Kurswiederholungen.
- Automatische Erinnerungen – Richten Sie Erinnerungen ein, um Ihre Teilnehmer darauf hinzuweisen, eine Schulung abzuschließen.
- Zertifikatsablaufdaten – Legen Sie den Gültigkeitszeitraum für Zertifikate fest.
So richten Sie diese Funktionen ein und nutzen sie:
Pflichtteilnahme
Navigieren Sie in den Kurs und fügen Sie Ihre Teilnehmenden hinzu:
Wählen Sie Ihre Teilnehmenden aus und aktivieren Sie die Pflichtteilnahme. Diese Personen müssen den Kurs somit obligatorisch absolvieren. Im nächsten Schritt können Sie die Fälligkeiten für den Kurs setzen:
Wissenswert:
Es besteht die Möglichkeit, die Pflichtteilnahme auch für bereits bestehende Kurse mit einer angelegten Teilnehmergruppe zu aktivieren.
Abhängig von den getroffenen Einstellungen kann der Kurs entweder bald erneut fällig werden oder als abgeschlossen gelten, bis die neue Frist näher rückt.
Fälligkeiten
Als Nächstes legen Sie fest, ob der Kurs einmalig oder mehrmals absolviert werden soll und bis wann der Kurs abgeschlossen werden muss:
Wiederkehrende Schulungen
Wenn die Schulungen regelmäßig wiederholt werden sollen, können Sie die Funktion der wiederkehrenden Schulungen auswählen:
Beispiel: Der Teilnehmende sieht den Kurs im ersten Durchlauf am 30.11.25 (1 Monat vor der 1.Fälligkeit) in seiner Akademie und hat dann bis zum 31.12.25 Zeit, diesen abzuschließen.
Das Zertifikat wird dem Teilnehmenden zum Datum des Abschlusses ausgestellt und ist in unserem Beispiel vom 31.12.25 - 31.12.26 gültig.
Der Kurs wäre dann wieder am 30.11.26 verfügbar und ist bis zum 31.12.26 abzuschließen. Der Kurs bleibt in diesem Fall für den Teilnehmenden sichtbar als abgeschlossen in der Akademie, bis die nächste Frist zur Erledigung eintritt.
Die weiteren Fristen zur Erledigung orientieren sich immer am ursprünglichen 1. Fälligkeitsdatum.
Wichtig zu wissen: Die Kurse sind auch noch nach dem Fälligkeitsdatum abschließbar.
Relative Fälligkeiten bei wiederkehrenden Schulungen
Dabei ist zu beachten, dass die Frist zur Erledigung den Zeitpunkt angibt, ab wann der Kurs für die Teilnehmenden sichtbar ist und somit absolviert werden kann. Es handelt sich also um einen Termin zur Fristsetzung. Nach Eintritt in den Kurs hat man in diesem Fall 1 Monat Zeit. Die Frist wird also auf 1 Monat vor Fälligkeit gesetzt.
Die Einstellungen für die weiteren Fristen beziehen sich auf die Wiederholung der Schulung. In diesem Beispiel wird also 1 Monat vor der erneuten Fälligkeit wieder eine Frist gesetzt.
Beispiel: Eine Teilnehmende wird am 15.06.2025 in den Kurs eingetragen und hat somit 1 Monat Zeit, den Kurs zu absolvieren - in diesem Fall bis 15.07.2025.
Bis 15.07.2026 muss der Kurs erneut abgeschlossen werden und somit wird am 15.06.2026 wieder eine Frist von 1 Monat gesetzt. Der Kurs bleibt aber die ganze Zeit sichtbar, nur die Angabe der Frist wird erst 1 Monat vor der Fälligkeit angezeigt.
Automatische Erinnerungen
Sie können ebenso Erinnerungen einstellen, die Ihre Teilnehmenden darauf hinweisen, eine Schulung zu absolvieren. Dies ist auch für einen Zeitpunkt nach der offiziellen Fälligkeit möglich:
Ablaufdatum für Zertifikate
Zusätzlich können Sie auch gleich das Zertifikat für den Kurs mit aktivieren und bei wiederkehrenden Schulungen festlegen, bis wann dieses gültig ist:
Fertige Unterweisungen nutzen
Des Weiteren haben wir ein umfangreiches, fertiges Schulungsangebot für Unterweisungen. Sie finden dazu in unserem Kurs-Katalog im Bereich "Unterweisungen" über 500 vorgefertigte Kurse. In Kombination mit dem Compliance-Workflow lassen sich so wichtige Schulungsthemen spielend leicht automatisieren.