Wir unterstützen aktuell folgende Automatisierungen mit Personio:
Synchronisation von Mitarbeitenden aus Personio zu reteach
Die Synchronisation geschieht unidirektional alle 5 Minuten von Personio zu reteach. Folgende Felder werden übertragen:
- Vorname
- Nachname
- Position
- Gesellschaft
- Abteilung (auf Anfrage– bitte wenden Sie sich an unseren Support)
- Standort
- Geschlecht
- Anstellungsart
- Arbeitsverhältnis endet zum
Hinweis: Über die Automatisierung werden auch inaktive Mitarbeitende übertragen. Diese werden automatisch gesperrt, wenn das Vertragsende erreicht ist oder der Vertragsbeginn noch aussteht.
Synchronisation von Zertifikaten zu Personio
Die Zertifikats-Synchronisation läuft unidirektional und erfolgt alle 30 Minuten von reteach zu Personio. Dabei werden die Zertifikate als Dokumente in der von Ihnen gewählten Kategorie in Personio direkt den Mitarbeitenden zugeordnet. Zusätzlich zum PDF-Dokument werden folgende Daten übertragen:
- Kursname
- Kursabschlussdatum
Wichtig: Damit die Zertifikate synchronisiert werden können, muss die Mitarbeitenden-Synchronisation aktiviert sein und zuvor bereits mindestens ein vollständiger Datenabgleich erfolgt sein. Nach dem Start der Automatisierung werden auch bereits früher ausgestellte Zertifikate in Personio übertragen.
Hinweis: Zertifikate werden in den Ordner "Other Documents" synchronisiert, es sei denn, es wird ein Ordner "Learning Certificates" angelegt.
1. So aktivieren Sie die Automatisierungen und verbinden Personio mit reteach - Schritt für Schritt
Generieren Sie in Personio API-Zugangsdaten
Öffnen Sie die Einstellungen in Personio und wählen Sie dort den Bereich „Integrationen“ und anschließend „API-Zugangsdaten“ aus.
Generieren Sie neue Zugangsdaten mit folgenden Werten:
- Name: "reteach"
- Integration: "Anderes"
- Persönliche Daten:
- Mitarbeitender: Lesen
- Dokumente: Lesen & Schreiben
(nur falls Zertifikate von reteach zu Personio zurückgespielt werden)
- Lesbare Mitarbeitenden-Attribute (bitte folgende Felder auswählen):
- Vorname
- Nachname
- Position
- Gesellschaft
- Abteilung
- Standort
- Geschlecht
- Anstellungsart
- Anstelldatum
- Ende des Arbeitsverhältnisses
- Zuletzt geändert
2. So aktivieren Sie die Synchronisation von Mitarbeitenden zu reteach
Unter Einstellungen/ Integrationen können Sie die Personio-Integration über Kombo starten. Wählen Sie zunächst Kombo aus und anschließend Personio.
Als Nächstes wählen Sie aus, was Sie aktivieren möchten:
Tragen Sie anschließend Ihre Personio-Domain ein:
Hinterlegen Sie die API-Credentials aus Personio (Anleitung unter Schritt 1):
3. Die Synchronisation von Zertifikaten zu Personio aktivieren
Um die Synchronisation von Zertifikaten mit Personio zu aktivieren, muss zuvor mindestens ein erfolgreicher Mitarbeitenden-Abgleich durchgeführt worden sein.
Prüfen Sie idealerweise, ob die Stammdaten in Personio und reteach übereinstimmen. Überlegen Sie vor der Einrichtung auch, in welche Dokumentenkategorie die Zertifikate in Personio gespeichert werden sollen.
Die Übertragung der Zertifikate erfolgt automatisch. In Personio muss ein Ordner mit dem Namen „Bildungszertifikate“ oder "Learning certificates" angelegt werden (bitte exakt so benennen). Sobald dieser angelegt ist, können wir alle vorhandenen Zertifikate synchronisieren – geben Sie uns dazu einfach kurz Bescheid.
Herzlichen Glückwunsch – die Verbindung zwischen Personio und reteach wurde erfolgreich hergestellt!
Tipp: Speichern Sie die Academy-URL (xyz.reteach.io) als Favorit im Personio-Dashboard, damit Ihre Mitarbeitenden jederzeit schnellen Zugriff auf Ihre Academy haben.