Erfahre, wie du deine Mitarbeitenden aus Personio mit reteach synchronisierst und die Zertifikate von reteach in Personio einspielst.
Wir unterstützen folgende Automatisierungen mit Personio:
Synchronisation von Mitarbeitenden aus Personio zu reteach
Die Synchronisation geschieht unidirektional alle 5 Minuten von Personio zu reteach. Folgende Felder werden übertragen:
- Vorname
- Nachname
- Position
- Gesellschaft
- Abteilung
- Standort
- Geschlecht
- Anstellungsart
- Anstelldatum
- Arbeitsverhältnis endet zum
Beachte: Die Automatisierung überträgt auch Mitarbeitende, die nicht mehr aktiv sind, sperrt sie jedoch, wenn das Vertragsende bereits überschritten ist oder der Vertragsstart erst bevorsteht.
Synchronisation von Zertifikaten zu Personio
Die Synchronisation von Zertifikaten geschieht unidirektional alle 30 Minuten von reteach zu Personio. Dabei werden die Zertifikate als Dokumente in einer von dir gewählten Kategorie in Personio den Mitarbeitenden zugeordnet.
Folgende Daten werden dabei zusätzlich zum PDF-Dokument übertragen:
- Kursname
- Kursabschlussdatum
Beachte: Damit du die Zertifikate synchronisieren kannst, muss die Mitarbeiter-Synchronisation aktiviert sein und du bereits einmal erfolgreich alle Mitarbeitenden übertragen haben. Wenn du die Automatisierung startest, werden auch alle in der Vergangenheit generierten Zertifikate in Personio eingespielt.
So aktivierst du die Automatisierungen
Um Personio mit reteach zu verbinden, führst du folgende Schritte aus:
1) Generiere Personio API-Zugangsdaten
Gehe in die Personio-Einstellungen und klicke dort auf Integrationen -> API-Zugangsdaten.
Generiere neue Zugangsdaten mit folgenden Werten:
- Name: "reteach"
- Integration: "Anderes"
- Persönliche Daten:
- Mitarbeitender: Lesen
- Dokumente: Lesen & Schreiben
(nur falls Zertifikate von reteach zu Personio zurückgespielt werden)
- Lesbare Mitarbeitenden-Attribute (bitte folgende Felder auswählen):
- Vorname
- Nachname
- Position
- Gesellschaft
- Abteilung
- Standort
- Geschlecht
- Anstellungsart
- Anstelldatum
- Ende des Arbeitsverhältnisses
- Zuletzt geändert
2) Aktiviere die Synchronisation von Mitarbeitenden zu reteach
Unter Einstellungen -> Integrationen kannst du die Personio-Integrationen aktivieren. Klicke hierfür auf "Personio".
Als nächstes wählst du die Automatisierung "Synchronisiere Mitarbeitende zu reteach" und klickst auf "Start Automation":
Trage die in Schritt 1) erstellen API-Zugangsdaten hier ein:
Falls du die Zugangsdaten schon hinterlegt hast, wähle sie aus und klicke auf "Continue":
Führe dasselbe mit reteach aus. Wenn du nach Zugangsdaten gefragt wirst, melde dich mit deinem Administrator-Konto von reteach an, um den Vorgang zu bestätigen:
Speichere die Automatisierung mit einem Klick auf "Save":
Die Mitarbeitenden-Synchronisation ist nun fertig erstellt. Du kannst deine bestehenden Automatisierungen über einen Klick auf "My Flows" (oben rechts) im Blick behalten:
Mit einem Klick auf "Deactivate" kannst du jederzeit die Automatisierung stoppen.
3) Optional: Die Synchronisation von Zertifikaten zu Personio aktivieren
Um die Synchronisation von Zertifikaten zu Personio zu aktivieren, muss die Synchronisation von Mitarbeitenden bereits einmal erfolgreich ausgeführt worden sein. Mache am besten einen Abgleich der Mitarbeitenden in Personio mit den Teilnehmenden in reteach.
Bevor du die Synchronisation einrichtest, überlege dir, in welche Dokumentenkategorie die Zertifikate in Personio eingespielt werden sollen, bzw. erstelle eine neue Kategorie.
Für die Aktivierung der Automatisierung bewege dich wieder zu Einstellungen -> Integration und klicke auf Personio. Wähle dann die Automatisierung "Synchronisiere Zertifikate zu Personio" aus und klicke auf "Start Automation":
Wähle den bereits hinzugefügten reteach-Account aus und klicke auf "Continue":
Führe dasselbe für deinen Personio-Account aus, bis du zu folgender Auswahl kommst. Wähle hier die Dokumentenkategorie von Personio aus und bestätige mit "Save":
Überprüfe mit einem Klick auf "My Flows" den Status der Automatisierung:
Beide Automatisierungen sollten aktiv sein:
Glückwunsch, somit hast du Personio erfolgreich mit reteach verbunden!
Tipp: Trage die Academy-URL (xyz.reteach.io) als Shortcut für das Personio-Dashboard ein, damit deine Mitarbeitenden immer Zugriff auf deine Academy haben.