Wie Du Teilnehmende mithilfe von Gruppen gesammelt in Trainings schulen und diese verwalten kannst
Mit Gruppen können bei reteach mehrere Teilnehmende in deiner Akademie nach beliebigen Kriterien zusammengefasst und verwaltet werden. Dies erlaubt u.a. das einfache und strukturierte Schulen von ganzen Mitarbeiterabteilungen und vereinfacht die Zuweisung zu Kursen & Mailings.
Um eine Gruppe zu erstellen, navigierst du im reteach Admin-Bereich auf den Menüpunkt "Teilnehmer*innen" und danach auf "Gruppen". Im Anschluss klickst du im Fenster rechts oben auf die Schaltfläche "Gruppe erstellen".
Es folgt ein kleines Fenster, in welchem du deine neue Gruppe editieren kannst. Die Haupteinstellung ist hier die Wahl, ob du lieber eine statische oder eine dynamische Gruppe erstellst.
Benachrichtigungen:
An die hinterlegten E-Mail-Adressen werden E-Mail-Benachrichtigungen über den Lernfortschritt aller Teilnehmenden der Gruppe gesendet. Dies könnte z.B. eine Benachrichtigung über den Abschluss eines Kurses sein oder das Nicht-Abschließen einer Schulung innerhalb der Fälligkeit.
Statische Gruppe:
Der statischen Gruppe werden Teilnehmende manuell hinzugefügt. Die Zuweisung kann einzeln aber auch durch Filter gesammelt erfolgen. Die Gruppe ist statisch, da Teilnehmer der Gruppe nicht automatisch zugeordnet werden, sondern nur wenn du dies benötigst.
Dynamische Gruppe:
Dynamische Gruppen zeichnen sich durch Ihre Regeln aus, durch welche Teilnehmende jederzeit automatisch der Gruppe hinzugefügt werden können.
Bsp.: Alle Mitarbeitenden der Marketing-Abteilung eines Unternehmens sollen an den gleichen Unterweisungen teilnehmen. Du entscheidest dich also dafür, eine dynamische Gruppe für die Marketing-Abteilung zu erstellen, um alle Mitarbeiter(innen der Abteilung als eine Einheit einfach zu verwalten. Nachdem du die Option "dynamisch" ausgewählt hast, wendest du für diese Gruppe nun also den Filter "Abteilung" und dann den Unterfilter "ist" "Marketing" an.
Nun werden automatisch alle Teilnehmenden, welche in Ihrem Teilnehmerprofil die Abteilung "Marketing" haben, automatisch der Gruppe hinzugefügt. Der Vorteil ist, wenn im Unternehmen der Marketing-Abteilung in der Akademie neue Mitarbeitende hinzugefügt werden, diese auch direkt ohne Aufwand automatisch der Gruppe hinzugefügt sind. Alle Teilnehmenden der Akademie werden stetig im Hintergrund nach den angegebenen Filtern (bzw. Regeln) ausgewertet und bei Erfüllung der Filter der Gruppe automatisch zugewiesen. Das könnte wie folgt aussehen:
Da die gesamte Abteilung zeitgleich geschult werden soll, können wir diese Gruppe einfach direkt einer Schulung zuordnen, indem wir in unseren bereits erstellten Kurs in den Reiter Teilnehmer*innen navigieren und dort die Aktion "Teilnehmer*innen hinzufügen" wählen. Im folgenden Fenster kannst du dann oben direkt die neu erstellte Gruppe auswählen und gesammelt dem Kurs hinzufügen:
Ist die Gruppe dem Kurs hinzugefügt, kannst Du mit einem erneuten Klick auf die Gruppe im Kurs den jeweiligen Status der Gruppenmitglieder sehen und nachträglich einstellen, ob die Gruppe Zertifikate erhalten oder verpflichtend geschult werden sollen:
Im Hauptmenü unter "Teilnehmer*innen" und dann "Gruppen" können die erstellten Gruppen verwaltet werden. Hier werden Gruppen bearbeitet oder gelöscht. Beachte: Gruppen können nur gelöscht werden, wenn sie nirgendwo aktiv genutzt werden. Ob sie bereits genutzt werden, lässt sich an der äußeren rechten Spalte "Genutzt in" erkennen. Mit einem Klick auf die Gruppe erfährt man im Anschluss auch direkt, wo die Gruppe bereits genutzt wird, z.B. in Kursen oder in Mailings.
Auch im Profil des einzelnen Teilnehmer lässt sich sehen, welchen Gruppen die Teilnehmenden angehören.
Durch die Gruppen lässt sich u.a. auch die Empfängerauswahl in Mailings bei reteach vereinfachen, indem man der Empfängerliste einfach die entsprechende Gruppe, die das Mailing erhalten soll hinzufügt, statt jedes Mal alle Teilnehmer neu zu filtern:
Mit Gruppen lassen sich auch einfacher und strukturierte Pflichtteilnahmen aktivieren und Zertifikate aktivieren.