Um neue Teilnehmende hinzuzufügen, navigieren Sie im Hauptmenü zum Bereich "Teilnehmende". Dort wählen Sie den Button "Teilnehmende importieren" aus, um den Importprozess zu starten.
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, CSV- und XLSX-Dateien von Ihrem Computer hochzuladen. Um sicherzustellen, dass Sie die Teilnehmenden korrekt hinzufügen, empfehlen wir Ihnen, unsere bereitgestellte Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlage enthält bereits die erforderlichen Felder, in die Sie die Daten Ihrer Teilnehmenden eintragen können. Sie finden die Vorlage direkt nach dem Klick auf den Button "Teilnehmende importieren".
Nutzen Sie hierzu das Standard Template:
oder das erweiterte Template:
Hier finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Spalten für den Import. Die Reihenfolge der Spalten ist dabei nicht entscheidend.
❗Es ist jedoch wichtig, dass mindestens eine E-Mail-Adresse oder ein Benutzername angegeben wird, damit sich die Teilnehmenden später erfolgreich anmelden können.
Vorname - Geben Sie hier bitte den Vornamen der Teilnehmenden ein.
Nachname - Geben Sie hier bitte den Nachnamen der Teilnehmenden ein.
Benutzername - Hier können Sie einen Benutzernamen eingeben, mit dem Ihre Teilnehmenden sich später alternativ zur E-Mail-Adresse anmelden können.
Geschlecht - Hier können Sie das Geschlecht Ihrer Teilnehmenden eintragen. Die erlaubten Eingaben sind: m für männlich, w für weiblich und d für divers.
Geburtsdatum - Hier können Sie das Geburtsdatum eingeben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1987
Sprache - Hier können Sie die Sprache Ihrer Teilnehmenden eingeben. Momentan sind als Eingaben verfügbar:
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Ukrainisch, Slowenisch, Tschechisch, Ungarisch, Kroatisch, Serbisch, Chinesisch (vereinfacht), Russisch, Niederländisch, Finnisch, Schwedisch, Vietnamesisch.
Bitte beachten Sie, dass keine anderen Sprachen angegeben werden können, da reteach diese aktuell noch nicht unterstützt.
E-Mail - Geben Sie hier bitte die E-Mail-Adresse der Teilnehmenden ein, mit der sich diese später in der Akademie anmelden können. Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, muss wenigstens ein Benutzername hinterlegt sein. Ansonsten schlägt der Import fehl.
Notiz - Hier können Sie eine Notiz hinzufügen.
Firma - Hier können Sie die Firma des Teilnehmenden eingeben.
Abteilung - Hier können Sie die Abteilung des Teilnehmenden angeben.
Benachrichtigungs-E-Mails - Geben Sie hier an, an welche E-Mail-Adresse eine zusätzliche Benachrichtigung über Ereignisse, wie zum Beispiel Kursabschlüsse oder Zertifikate, gesendet werden soll. Hier kann zum Beispiel die E-Mail eines Vorgesetzten angegeben werden.
Diese Person erhält auch eine Nachricht, wenn ein Kurs vom Teilnehmenden nicht bis zur Fälligkeit abgeschlossen wurde. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden. Diese müssen durch ein Komma getrennt werden.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel: Die Vorgesetztenfunktion
Tags - Geben Sie hier individuelle Tags an, über die Sie Ihre Teilnehmenden später filtern möchten. Ein Tag kann beispielsweise der Standort der Firma sein. So können Sie Ihre Teilnehmenden später ganz einfach nach ihrem Standort filtern.
Sie können bis zu 50 Tags hinzufügen. Die Benennung der Tags im jeweiligen Spaltenkopf muss in der Vorlage chronologisch fortgesetzt werden. Beispiel: Tag 1, Tag 2, Tag 3, ... , Tag 48.
Passwort - Hier können Sie ein Passwort für Ihre Teilnehmenden anlegen. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie viele Teilnehmende ohne E-Mail-Adresse haben. Legen Sie daher einen Benutzernamen und ein Passwort fest, womit Ihre Teilnehmenden sich anmelden können.
Da das Passwort hier in Klartext steht, wird der Teilnehmende nach dem Login aufgefordert, sein Passwort zu ändern.
Wird gesperrt am - Hier können Sie ein Datum eintragen, an dem der Zugang der Teilnehmenden gesperrt werden soll und diese somit keinen Zugriff mehr auf die Akademie haben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1989
Wird entsperrt am - Hier können Sie ein Datum eintragen, an dem Ihre Teilnehmenden entsperrt werden sollen und wieder Zugriff auf die Akademie haben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1985
Authentifizierungsmethode - Legen Sie diese Spalte an und tragen Sie hier SSO ein, wenn die Anmeldung der Teilnehmenden über SSO bzw. unternehmenseigene Accounts geschehen soll.
Wichtig: Wenn Sie Daten von bereits bestehenden Teilnehmenden aktualisieren möchten, bleiben die Informationen in den Feldern, die im aktualisierten Import leer gelassen werden, erhalten. Diese Daten werden nur überschrieben, wenn Sie einen neuen Wert eingeben. Sollten Sie keinen neuen Wert angeben, bleiben die vorhandenen Informationen, wie beispielsweise Tags, Abteilung oder Position, unverändert erhalten.