Um neue Teilnehmende hinzuzufügen, navigiert im Hauptmenü zum Bereich „Teilnehmende“. Dort wählt ihr den Button „Teilnehmende importieren“ aus, um den Importprozess zu starten.
Jetzt habt ihr die Möglichkeit, CSV- und XLSX-Dateien von eurem Computer hochzuladen. Um sicherzustellen, dass ihr die Teilnehmenden korrekt hinzufügt, empfehlen wir euch, unsere bereitgestellte Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlage enthält bereits die erforderlichen Felder, in die ihr die Daten eurer Teilnehmenden eintragen könnt. Ihr findet die Vorlage direkt nach dem Klick auf den Button „Teilnehmende importieren“.
Nutzt hierzu das Standard Template:
oder das erweiterte Template:
Hier findet ihr eine Übersicht aller verfügbaren Spalten für den Import. Die Reihenfolge der Spalten ist dabei nicht entscheidend.
❗Es ist jedoch wichtig, dass mindestens eine E-Mail-Adresse oder ein Benutzername angegeben wird, damit sich die Teilnehmenden später erfolgreich anmelden können.
Vorname - Gebt hier bitte den Vornamen der Teilnehmenden ein.
Nachname - Gebt hier bitte den Nachnamen der Teilnehmenden ein.
Benutzername - Hier könnt ihr einen Benutzernamen eingeben, mit dem eure Teilnehmenden sich später alternativ zur E-Mail-Adresse anmelden können.
Geschlecht - Hier könnt ihr das Geschlecht eurer Teilnehmenden eintragen. Die erlaubten Eingaben sind: m für männlich, w für weiblich und d für divers.
Geburtsdatum - Hier könnt ihr das Geburtsdatum eingeben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1987
Sprache - Hier könnt ihr die Sprache eurer Teilnehmenden eingeben. Momentan sind als Eingaben verfügbar:
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Ukrainisch, Slowenisch, Tschechisch, Ungarisch, Kroatisch, Serbisch, Chinesisch (vereinfacht), Russisch, Niederländisch, Finnisch, Schwedisch, Vietnamesisch.
Bitte beachtet, dass keine anderen Sprachen angegeben werden können, da reteach diese aktuell noch nicht unterstützt.
E-Mail - Gebt hier bitte die E-Mail-Adresse eurer Teilnehmenden ein, mit der sich diese später in der Akademie anmelden können. Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, muss wenigstens ein Benutzername hinterlegt sein. Ansonsten schlägt der Import fehl.
Notiz - Hier könnt ihr eine Notiz hinzufügen.
Firma - Hier könnt ihr die Firma des Teilnehmenden eingeben.
Abteilung - Hier könnt ihr die Abteilung des Teilnehmenden angeben.
Benachrichtigungs-E-Mails - Gebt hier an, an welche E-Mail-Adresse eine zusätzliche Benachrichtigung über Ereignisse, wie zum Beispiel Kursabschlüsse oder Zertifikate, gesendet werden soll. Hier kann zum Beispiel die E-Mail eines Vorgesetzten angegeben werden.
Diese Person erhält auch eine Nachricht, wenn ein Kurs vom Teilnehmenden nicht bis zur Fälligkeit abgeschlossen wurde. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden. Diese müssen durch ein Komma getrennt werden.
Weitere Informationen findet ihr in diesem Hilfeartikel: Die Vorgesetztenfunktion
Tags - Gebt hier individuelle Tags an, über die ihr eure Teilnehmenden später filtern möchtet. Ein Tag kann beispielsweise der Standort der Firma sein. So kannst du deine Teilnehmenden später ganz einfach nach ihrem Standort filtern.
Ihr könnt bis zu 50 Tags hinzufügen. Die Benennung der Tags im jeweiligen Spaltenkopf muss in der Vorlage chronologisch fortgesetzt werden. Beispiel: Tag 1, Tag 2, Tag 3, ... , Tag 48.
Passwort - Hier könnt ihr ein Passwort für eure Teilnehmenden anlegen. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn ihr viele Teilnehmende ohne E-Mail-Adresse habt. Legt daher einen Benutzernamen und ein Passwort fest, womit eure Teilnehmenden sich anmelden können.
Da das Passwort hier in Klartext steht, wird der Teilnehmende nach dem Login aufgefordert, sein Passwort zu ändern.
Wird gesperrt am - Hier könnt ihr ein Datum eintragen, an dem der Zugang eurer Teilnehmenden gesperrt werden soll und diese somit keinen Zugriff mehr auf die Akademie haben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1989
Wird entsperrt am - Hier könnt ihr ein Datum eintragen, an dem eure Teilnehmenden entsperrt werden sollen und wieder Zugriff auf die Akademie haben. Das Format des Datums muss wie folgt aussehen: TT.MM.JJ Beispiel: 24.10.1985
Authentifizierungsmethode - Legt diese Spalte an und tragt hier SSO ein, wenn die Anmeldung der Teilnehmenden über SSO bzw. unternehmenseigene Accounts geschehen soll.
Wichtig: Wenn ihr Daten von bereits bestehenden Teilnehmenden aktualisieren möchtet, bleiben die Informationen in den Feldern, die im aktualisierten Import leer gelassen werden, erhalten. Diese Daten werden nur überschrieben, wenn ihr einen neuen Wert eingibt. Solltet ihr keinen neuen Wert angeben, bleiben die vorhandenen Informationen, wie beispielsweise Tags, Abteilung oder Position, unverändert erhalten.
So könnt ihr vorhandene Teilnehmende aktualisieren.