Die Suppression List: Warum kommen meine E-Mails nicht an?
Die Suppression List ist eine Sperrliste für E-Mail-Adressen, an die reteach keine E-Mails mehr ausliefern kann. Sie schützt die Zustellbarkeit für alle Nutzer:innen Ihrer Academy. Wenn Sie vermuten, dass eine Person fälschlich darauf steht, hilft Ihnen unser Support beim Prüfen und Entsperren.
Was ist die Suppression List?
Wenn reteach eine E-Mail an eine Adresse sendet, der Mailserver der Empfänger:in diese aber zurückweist, spricht man von einem Bounce. Passiert das bei einer Adresse, setzt unser System sie auf die Suppression List (Sperrliste). An Adressen auf dieser Liste werden keine weiteren E-Mails mehr verschickt – also auch keine Einladungen, Erinnerungen oder Zertifikats-Benachrichtigungen.
Das ist kein Fehler, sondern ein Schutzmechanismus: Würde reteach immer weiter an Adressen senden, die dauerhaft zurückkommen, würde die Reputation des Absenders leiden. In der Folge würden E-Mails auch bei korrekt funktionierenden Adressen häufiger im Spam landen oder gar nicht mehr zugestellt. Die Suppression List sorgt also dafür, dass die E-Mails Ihrer Academy zuverlässig bei allen anderen ankommen.
Bounces und automatischer Versandstopp
reteach überwacht die Bounce-Rate jeder Academy. Häufen sich Bounces, kann der E-Mail-Versand der gesamten Academy automatisch und vorübergehend deaktiviert werden, bis das Problem geklärt ist. Auch in diesem Fall unterstützt Sie unser Support dabei, den Versand wieder zu aktivieren.
Warum landet eine Adresse auf der Liste?
Die häufigsten Ursachen aus der Praxis:
- Die Adresse existierte zum Sendezeitpunkt noch nicht. Ein typischer Fall: Neue Mitarbeitende werden angelegt und eingeladen, bevor die IT das Postfach final eingerichtet bzw. freigeschaltet hat. Die erste E-Mail bounct – die Adresse landet auf der Liste, obwohl das Postfach kurz darauf funktioniert.
- Tippfehler oder ungültige Adresse (z. B. falsche Domain).
- Das Postfach ist voll oder temporär nicht erreichbar.
- Mailserver oder Spamfilter der Empfängerseite weisen die E-Mail ab.
- Die Person hat den E-Mail-Empfang aktiv abgelehnt (z. B. über einen Abmelde-Link).
Häufig betroffen: Organisationen, bei denen Adressen im HR-Prozess hinterlegt werden, bevor sie technisch aktiv sind. Hier kann es immer wieder vorkommen, dass neue Personen auf der Liste landen.
Typische Anzeichen
- Eine einzelne Person erhält keine E-Mails von reteach, während Kolleg:innen (z. B. am selben Tag eingeladen) sie problemlos bekommen.
- Eine Person kann sich nicht anmelden, weil die Einladungs- oder Aktivierungsmail nicht ankommt – auch nicht im Spam-Ordner.
Was tun, wenn jemand fälschlich auf der Liste steht?
Wenn das Postfach inzwischen funktioniert und die Person trotzdem keine E-Mails erhält, kontaktieren Sie unseren Support. Eine Entsperrung können Sie derzeit nicht selbst vornehmen – wir übernehmen das gern für Sie.
Damit es schnell geht, geben Sie uns bitte folgende Infos:
- Die betroffene(n) E-Mail-Adresse(n) – gern auch mehrere auf einmal.
- Den Mandanten / die Academy, in der die Person liegt.
- Optional: ob wir Ihnen eine Übersicht aller Adressen geben sollen, die aktuell bei Ihnen auf der Liste stehen.
Wir prüfen die Adressen, entfernen sie bei Bedarf von der Liste und schalten den Versand wieder frei. Anschließend können Sie die E-Mail erneut auslösen.